Nada mais profissional do que ter uma bela assinatura de e-mail, não é mesmo? A gente sabe!
Parece um detalhe pequeno, mas com certeza faz toda a diferença quando falamos em profissionalizar e passar uma boa impressão para o seu cliente.
Hoje em dia a assinatura de e-mail é tão importante quanto eram os cartões de visita no passado.
Assim como nos cartões, a assinatura de e-mail tem dados importantes de contato, para uma melhor comunicação.
Mas ela também é uma forma de fortalecer a marca, sua identidade e credibilidade no mercado.
Por isso, nesse artigo, vamos te explicar como você pode fazer uma assinatura de e-mail.
Leia também: A importância da identidade visual para sua marca.
Nesse artigo você verá
- O que é uma assinatura de e-mail;
- Quem deve ter uma assinatura de e-mail;
- A importância de uma assinatura de e-mail;
- 9 passos para uma assinatura de e-mail ideal;
- Como você pode fazer uma assinatura de e-mail.
O que é uma assinatura de e-mail
A assinatura de e-mail é como uma assinatura digital, feita através de uma mensagem personalizada que acompanha o final de todo e-mail. Nela você pode inserir dados importantes, como telefone de contato, site da empresa, o endereço e os links de redes sociais.
Além disso, na assinatura de e-mail você também pode utilizar uma foto profissional sua para que as pessoas te conheçam ainda mais.
Se busca algo mais discreto, também podem ser inseridos o logo da empresa.
Portanto, você pode incluir:
- Logotipo da sua empresa;
- Design personalizado;
- Foto digitalizada da sua assinatura manual.
Quem deve ter uma assinatura de e-mail
Está enganado quem acha que assinatura de e-mail é apenas para grandes empresas. Isso porque, para profissionais autônomos, ela também é uma forma bem legal, que traz uma impressão melhor aos clientes.
A ferramenta de assinatura de e-mail está disponível em todas as plataformas, como:
- Outlook;
- Google;
- Yahoo;
- Entre outras.
A importância da assinatura de e-mail
Apesar de não ser obrigatória, é altamente recomendável que você insira nos seus e-mails a assinatura. Fazer isso traz mais credibilidade a você ou à sua empresa.
Hoje em dia, é tão comum a aplicação de golpes através da internet, por exemplo, e quanto mais credibilidade você passar, melhor. Então, mesmo que seja uma simples assinatura de e-mail, é importante.
Assim como o cartão de visitas que já falamos, a assinatura de e-mail também é boa para um primeiro contato, causa uma boa impressão. E a primeira impressão é a que conta, né?
Além disso, uma assinatura de e-mail pode reforçar bastante o posicionamento de uma marca, fazendo com que ela se destaque no meio de tantas.
A gente acredita que são nos pequenos detalhes que se faz a diferença. Você concorda?
Uma assinatura pode ter o poder de transmitir:
- Criatividade;
- Elegância; e
- Minimalismo.
Outro ponto é que, uma assinatura também pode ser um convite para que outra pessoa conheça ainda mais da sua empresa. Isso porque você pode incluir o site do seu negócio para que ele conheça mais sobre o seu trabalho.
Em momentos específicos, também é possível que a assinatura de e-mail seja acompanhada de algum tipo de campanha que a empresa esteja desenvolvendo, como:
- Um novo produto;
- Alguma promoção;
- Mudanças no time;
- Nova identidade visual;
Agora, vamos lá!
9 passos para uma assinatura de e-mail ideal
Uma assinatura de e-mail possui diferentes elementos visuais e formatos de texto. Contudo, é importante que você use de maneira adequada.
Assim como em outras questões, menos é mais, por isso não tente elaborar uma assinatura mirabolante que ela não vai funcionar como deveria.
Para facilitar isso, você pode criar a sua assinatura a partir dos passos que vamos indicar abaixo:
- Passo 1 – Defina as informações necessárias;
- Passo 2 – Tamanho da assinatura;
- Passo 3 – Inclua elementos visuais;
- Passo 4 – Use uma fonte adequada;
- Passo 5 – Os ícones;
- Passo 6 – As cores;
- Passo 7 – Verifique se a assinatura é responsiva;
- Passo 8 – Inclua uma call to action;
- Passo 9 – Faça um checklist.
Passo 1 – Defina as informações necessárias
Na sua assinatura de e-mail existem alguns dados básicos como:
- O nome
- O cargo; e
- Registro de órgão de classe, caso seja aplicável.
Mas a inclusão de outros itens é altamente recomendável, como, por exemplo:
- O site da empresa;
- O endereço;
- O telefone para contato; e
- Até mesmo o slogan da sua empresa pode ser colocado.
Como já falamos, podem ser inseridos também alguns convites, como, por exemplo, para a participação em algum evento específico.
Passo 2 – Tamanho da assinatura
Visualmente falando, o ideal é que a sua assinatura não tenha mais de quatro linhas, para que não fique tão extensa e perca seu sentido.
Portanto, o objetivo principal é que você consiga se identificar através dessa assinatura. Mas, também é legal agregar outras informações que despertem o interesse de quem lê o e-mail, como conhecer o site da empresa, por exemplo.
Então, uma assinatura com muitos elementos pode se tornar pesada e fazer com que o destinatário simplesmente a ignore.
Passo 3 – Inclua elementos visuais
Nesse passo, o ideal é que você possa dar a sua cara à assinatura, incluindo algum retrato bem feito.
Portanto, lembre-se, quando falamos em imagens para o mundo dos negócios, é importante que elas estejam dentro do padrão adequado para a área que você atua. Por isso, tenha cuidado na foto ou imagem que irá escolher.
Além disso, muitas vezes, como conversamos apenas por e-mail com as pessoas, é comum que elas não conheçam nosso rosto. Então, é importante causar uma boa impressão nesse sentido também.
Caso você preferir, poderá também utilizar o próprio logo da empresa no lugar da foto ou até mesmo algum tipo de avatar, se for o caso.
Mas e aí, como está a sua foto hoje?
Passo 4 – Use uma fonte adequada
Assim como a imagem, a fonte do texto da sua assinatura também tem um papel importante. Então, é ela que passará uma imagem mais…
- Elegante;
- Básica; e
- Criativa;
Ainda, atente-se também ao tamanho da fonte, o ideal é que ela não seja muito grande.
Fontes não cursivas são mais indicadas para assinaturas de e-mail, porque são mais fáceis de ler.
Passo 5 – Ícones
Outro elemento visual que vem sendo bastante usado em assinaturas de e-mail são os ícones, principalmente para indicar as redes sociais.
Normalmente, fica bastante poluído indicar por extenso o link de alguma rede social sua, por isso é que os ícones são uma ótima opção. Então, eles permitem que você informe esses dados de uma melhor forma.
Passo 6 – Cores
Aqui o mais importante é usar as cores na medida certa. Dê preferência àquelas que estão de acordo com a identidade visual da sua marca, desde que elas não atrapalhem a leitura, é claro.
E evite combinar muitas cores no mesmo e-mail, isso pode passar uma imagem infantil e não profissional.
Ainda, também é recomendado que elas sejam usadas em partes específicas e não em todo texto.
Passo 7 – Inclua uma call to action
A call to action nada mais é do que incentivar alguém a tomar uma decisão, seja para clicar em algum link ou baixar algum material.
Normalmente, em assinaturas de e-mail, é comum que seja incluído o link do site da empresa. Ou seja, você usa o link para convidar alguém a conhecer mais sobre os serviços oferecidos.
Mas, como já falamos, você também pode enviar na assinatura algum convite específico, para um evento ou para alguma campanha.
É importante destacar que a call to action precisa ser uma chamada de texto simples e objetiva.
Passo 8 – Verifique se a assinatura é responsiva
Nesse ponto, aqui o que você precisa fazer é verificar como a sua assinatura fica quando o e-mail é acessado por um celular, por exemplo.
Muitas vezes, quando a assinatura é criada em uma imagem só, por exemplo, ela não é bem visualizada em dispositivos móveis. Então, isso pode dar uma impressão bem ruim.
Esse ponto é muito importante porque, hoje em dia, a maioria das pessoas utiliza muito mais os e-mails através do celular do que pelo computador. Por isso, é importante que a sua assinatura esteja compatível.
Passo 9 – Faça um checklist
Agora que você viu todo o passo a passo, é importante sempre fazer um check list final para verificar se tudo que era preciso foi feito.
Certifique-se, também, de que seus funcionários, se for o caso, estão seguindo o mesmo padrão de assinatura. Isso é muito importante para a marca como um todo, pois ajuda a reforçar a identidade dela.
Como você pode fazer uma assinatura de e-mail
Se você está pensando em fazer uma assinatura de e-mail, você pode elaborar ela pelas plataformas de e-mail, de uma forma simples.
Normalmente, nesses casos, você não consegue inserir tantos elementos personalizados, mas essas já ajudam bastante.
Existem também alguns sites que geram assinaturas de e-mail, como:
- O CreateSignature;
- O SignmyEmails;
- O MySignature;
- O Email Signatures; e
- O Si.gnatu.re.
Esses sites costumam cobrar um valor para gerar as assinaturas e na maioria das vezes são padrões que já existem no site.
Por fim, outra opção, caso você realmente queira algo que tenha a cara do seu negócio, pode elaborar a assinatura junto com a identidade visual do seu negócio.
Concluindo…
E aí, conseguiu ver como é legal e importante ter uma boa assinatura de e-mail?
Se você ficou interessado em fazer uma assinatura e quer algo bem personalizado para a sua marca, a gente tem a solução.
Entre em contato com a gente para saber mais sobre os nossos serviços! Vamos te esperar para conversar, combinado?
Aqui tem ideias que mudam tudo.
